Een perfect evenement organiseren? Stel jezelf van tevoren deze 7 vragen

Je begint voortvarend met het organiseren van een evenement, maar gaandeweg loop steeds tegen een muur op. De neuzen staan niet dezelfde kant op staan, je loopt al snel uit de kosten of je krijgt maar niet helder wie nou eigenlijk de genodigden zijn. Een goed plan van aanpak bespaart je veel tijd, geld en…

7 tips voor een event dat energie geeft

Doodmoe en overprikkeld in de trein neerploffen nadat je een congres hebt bijgewoond. Je herkent dat gevoel vast. In een tijd waarin iedereen op zoek is naar de juiste balans tussen inspanning en ontspanning, wil je dat jouw event energie gééft in plaats van vraagt. En dat heb je als organisator grotendeels zelf in de…

Zó organiseer je een congres rond artificial intelligence (AI)

Talkshows, nieuwsmedia, social media… Overal draait het om de ontwikkelingen rond artificial intelligence (AI). Niet gek, want AI heeft in een korte tijd een vlucht genomen en is opeens toegankelijk voor iedereen. Reden voor het Koninklijk Actuarieel Genootschap om hun jaarlijkse ledencongres in het teken te zetten van AI. Wil je weten hoe ze dit…

Hoe organiseer je een beurs? De perfecte beurs in 7 stappen

Jij als organisator hebt doelstellingen. De standhouders willen allemaal een aantrekkelijke, goed bezochte stand. En de bezoekers willen de informatie krijgen die ze zoeken, netwerken en goed verzorgd worden. Hoe breng je bij het organiseren van een beurs al die belangen samen? Een slimme inrichting van de beursvloer helpt. Volg onderstaande zeven stappen voor de…

De 7 voorwaarden voor een succesvol congres

Een congres organiseren houdt nogal wat in. Voor je het weet, verlies je jezelf in allerlei details. Maar wil je echt een knaller van een congres organiseren? Focus je dan eerst op het fundament. Check of jouw congres voldoet aan onze zeven basisvoorwaarden.

Knallend personeelsfeest organiseren? 10 handige tips

Met een personeelsfeest heb je één doel: je medewerkers laten zien én voelen dat je ze waardeert. Een feest om nooit meer te vergeten. Daarom moet je personeelsfeest knallen, van het begin tot het einde. Onze accountmanagers Monique Zandee en Louise Kortschot weten hoe je dat voor elkaar krijgt en delen tien tips.

Wat is de perfecte opstelling voor jouw programma?

Wil je dat je sprekers tijdens je programma interactie hebben met je gasten? Wil je dat je gasten met elkaar in gesprek gaan? Of wil je juist de volle spotlights op de spreker? De opstelling draagt voor een deel bij aan de betrokkenheid van je gasten bij je programma. Hier lees je wanneer je voor…

EventSummit 8 februari 2024

Ook dit jaar zijn wij weer aanwezig op de EventSummit: de grootste vakbeurs voor de festival- en evenementenbranche. Ontmoet ons team in ‘regio Utrecht’ en laat je informeren over alle mogelijkheden voor jouw event. Kom jij donderdag 8 februari gezellig langs?  📍  Jaarbeurs, Utrecht 🙋‍♀️ Stand: 4G07 🎟️ Gratis entree via de website van de EventSummit

Zó brand je jouw event tot een totaalbeleving bij Spant

We zien evenementen in alle vormen, maten en kleuren voorbijkomen. Sommige springen eruit. Dat zijn vaak de evenementen waarbij de opdrachtgevers voor een totaalbeleving gaan. Ze dompelen hun gasten helemaal onder in hun concept. En dat kan ook, omdat je onze locatie exclusief huurt. Met deze ‘must haves’ benut je onze locatie optimaal voor je…

5 tips voor een succesvolle productlancering

Maandenlang, soms jarenlang heb je achter de schermen gewerkt aan je nieuwe product of dienst. Nu is het tijd om de wereld ermee kennis te laten maken. Tijd voor die eerste indruk. Je productlancering, die moet natuurlijk fantastisch zijn. We geven je tips voor een succesvol lanceringsevent.

Verbouwing podium één

Onze grote zaal, Podium eén, wordt deze zomer verbouwd. Met het innovatieve ontwerp van (interieur-)architectenbureau Kabaz krijgt de zaal een nieuw karakter. Natuurlijke en duurzame materialen, opvallende vormen en hypermoderne licht- en geluidinstallaties doen hun intrede.

#1. Wat wil je bereiken?

Sta stil bij waar je evenement aan bijdraagt. Dat bepaalt het doel van je event. Ter illustratie. Wil je de betrokkenheid van je medewerkers bij je bedrijf vergroten? Dan kan het doel van je evenement zijn dat je medewerkers na afloop onder de indruk zijn van de impact van je bedrijf. Maar wil je hen bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar? In dat geval moeten je gasten zich gezien en beloond voelen als ze naar huis gaan.

#2. Wie zijn je gasten?

Omschrijf je gasten zo concreet mogelijk. Stel, je lanceert een nieuwe auto. Richt je je alleen op bestaande klanten? Zo ja, wie zijn dat dan? Nodig je aandeelhouders uit? Wil je er ook journalisten en influencers bij betrekken? Als je je doelgroep goed voor ogen hebt, kun je daar je marketingstrategie en verdere invulling van het evenement op baseren.

 

#3. Hoeveel gasten verwacht je?

Het kan heel lastig zijn om het aantal gasten in een vroeg stadium exact te bepalen. Maar een realistische schatting is van groot belang. Anders is het onmogelijk om bijvoorbeeld een begroting op te stellen of een locatie te kiezen.

 

#4. Waar sta je voor als organisatie?

Weet wat je als bedrijf wilt uitdragen. Dat moet je evenement ook uitdragen. Is een van jouw kernwaarden ‘vernieuwend’?  Dan krijg je scheve gezichten als je een lopend buffet met aardappelsalade en kipsaté uitstalt. Of krijgt duurzaam ondernemen in jullie organisatie een steeds groter aandeel? Kies dan ook een duurzame locatie. Je evenement versterkt zo je verhaal.

 

#5. Welke sfeer wil je neerzetten?

Ga je voor een formele of informele? Wil je een klassieke, een trendy of een natuurlijke omgeving? En ga je voor een anonieme of persoonlijke benadering van je gasten? Na het beantwoorden van vragen 1 tot en met 4 heb je waarschijnlijk wel voor ogen welke sfeer je wilt neerzetten.

 

#6. Wat is je budget?

Een realistische begroting is key. Je kunt de tofste locatie willen huren met het meest geweldige entertainment en de culinairste hapjes en drankjes. Maar als je budget niet toereikend is… Stel een begroting op waarin je alle kosten en inkomsten meeneemt. En maak daarbij onderscheid tussen de need to– en de nice to-posten. Tip: reken jezelf niet rijk.

 

#7. Wat is een realistische planning?

Een planning met deadlines waar alle betrokkenen van op de hoogte zijn, creëert rust en duidelijkheid. Wanneer moeten de uitnodigingen eruit? Dus wanneer moeten de teksten akkoord zijn? En wanneer moet er dan een klap op de locatie gegeven zijn? Neem de datum van het evenement als uitgangspunt en plan terug in de tijd.

 

Er komt veel kijken bij de organisatie van je evenement. Bij Spant zijn we gewend om te denken in concepten. Kloppende concepten. We zijn podiumexpert, hebben een ijzersterk keukenteam en weten de juiste sfeer neer te zetten met de aankleding. Zo versterken we jouw boodschap. Benieuwd wat wij voor je kunnen doen? Neem contact met ons op.