Een beurs organiseren lijkt misschien op het organiseren van een congres, maar het vergt een eigen aanpak en aandacht voor specifieke details. Of je nu een kleine vakbeurs of een grote internationale beurs organiseert, de sleutel tot succes ligt in de details. Een beurs organiseren is meer dan alleen een het samenbrengen van een verzameling…
Het congres ‘Naar Inclusiever Onderwijs’ was al drie maanden van tevoren uitverkocht. In vier edities tijd is het aantal bezoekers verdubbeld. En de reacties van de aanwezige schoolleiders en -bestuurders zijn ieder jaar lovend. Wat maakt dit congres, georganiseerd in Spant, zo succesvol? We vragen het Dolf van Veen, initiatiefnemer van het congres, en Wilfred…
Bij Spant geloven we in de kracht van live ontmoetingen. Een dagvoorzitter speelt hierin een cruciale rol door het programma soepel te laten verlopen en het publiek betrokken te houden. Een sterke dagvoorzitter zorgt niet alleen voor een vloeiend verloop, maar creëert ook de ruimte voor diepgaande interactie en verbinding. In deze blog delen drie…
Zes weken voor je event een uitnodiging sturen, achteroverleunen en kijken hoe de aanmeldingen binnenstromen. Er zijn maar weinig events die zo geliefd zijn dat dit de realiteit is. Om een hoge opkomst te krijgen bij je event moet je aan veel knoppen draaien. In deze blog lees je wat de belangrijkste knoppen zijn.
Kijk je mee?! Naar onze terugblik van de events in onze vernieuwde Podium één 🤩 Wat hebben we weer een gave events mogen organiseren! Naast een vette theaterprogrammering is de theaterzaal ingezet voor spraakmakende congressen, onvergetelijke personeelsfeesten en culinaire diners on stage. De hypermoderne techniek en duurzame innovaties versterken de beleving. Natuurlijke kleuren en materialen vallen…
Als veelgevraagd dagvoorzitter en presentator op evenementen weet Michel Loeve als geen ander hoe je vanaf het podium impact maakt. Hij weet hoe je gasten activeert en betrekt. Maar hoe gaat het er achter het podium aan toe? Om dat te ervaren liep hij mee met het klantenevent van Dell Technologies, georganiseerd door eventbureau LEF…
Talkshows, nieuwsmedia, social media… Overal draait het om de ontwikkelingen rond artificial intelligence (AI). Niet gek, want AI heeft in een korte tijd een vlucht genomen en is opeens toegankelijk voor iedereen. Reden voor het Koninklijk Actuarieel Genootschap om hun jaarlijkse ledencongres in het teken te zetten van AI. Wil je weten hoe ze dit…
Jij als organisator hebt doelstellingen. De standhouders willen allemaal een aantrekkelijke, goed bezochte stand. En de bezoekers willen de informatie krijgen die ze zoeken, netwerken en goed verzorgd worden. Hoe breng je bij het organiseren van een beurs al die belangen samen? Een slimme inrichting van de beursvloer helpt. Volg onderstaande zeven stappen voor de…
Wil je dat je sprekers tijdens je programma interactie hebben met je gasten? Wil je dat je gasten met elkaar in gesprek gaan? Of wil je juist de volle spotlights op de spreker? De opstelling draagt voor een deel bij aan de betrokkenheid van je gasten bij je programma. Hier lees je wanneer je voor…
Onze grote zaal, Podium eén, wordt deze zomer verbouwd. Met het innovatieve ontwerp van (interieur-)architectenbureau Kabaz krijgt de zaal een nieuw karakter. Natuurlijke en duurzame materialen, opvallende vormen en hypermoderne licht- en geluidinstallaties doen hun intrede.
Ze geniet van een volle agenda. Last minute wijzigingen vliegt ze met alle geduld aan. En te midden van een groot, dynamisch event bewaart ze de rust. Met haar ‘kom maar op’-mentaliteit én vrolijkheid past ze goed in ons team. Aangenaam, dit is Stefanie Hillel, onze nieuwe accountmanager.
Voordat je begint met de organisatie van een beurs, is het essentieel om de doelstellingen duidelijk te hebben. Wil je nieuwe klanten aantrekken, nieuwe producten lanceren, de merkbekendheid vergroten of een mix? Heldere doelen sturen de rest van je planning.
Toepasbare tips:
De locatie is cruciaal voor het succes van het organiseren van een succesvolle beurs. Zoek een beurs locatie die goed bereikbaar is, voldoende ruimte biedt voor stands en waar bezoekers zich comfortabel voelen. Houd ook rekening met andere evenementen op dezelfde datum om concurrentie te vermijden. Wij van Spant gaan graag met je in gesprek over hoe wij onze verschillende beursvloeren voor jouw doel(en) kunnen inzetten.
Toepasbare tips:
Een goed doordacht budget is onmisbaar. Bepaal hoeveel je wilt en kunt uitgeven aan de huur van de locatie, standontwerpen, marketing, catering en andere kosten. Reserveer ook een deel van je budget voor onvoorziene uitgaven.
Toepasbare tips:
Een beurs staat of valt met de kwaliteit en diversiteit van de exposanten. Begin tijdig met het werven van relevante bedrijven en organisaties. Zorg dat je aanbod aansluit bij de interesses van je doelgroep en dat de stands variëren in grootte en inhoud.
Toepasbare tips:
Een doordachte indeling van de beursvloer en aantrekkelijke standontwerpen trekken bezoekers aan en stimuleren interactie. Zorg voor een duidelijke routing, goede verlichting en voldoende ruimte voor bezoekers om rond te lopen.
Toepasbare tips:
Stel, je bent zelf een standhouder. Dan wil je niet ergens in een hoekje staan, waar niemand komt. Dus bij de indeling van de beursvloer moet iedere ruimte en ieder gangpad even aantrekkelijk zijn om te bezoeken. Daar kun jij voor zorgen. Speel met cateringplekken, korte lezingen op de beursvloer en entertainment in de verschillende ruimten om bezoekers te verspreiden.
Wil je voorkomen dat je beursvloer rommelig en onoverzichtelijk oogt? Ga voor een totaalconcept qua aankleding. Dat brengt rust. Zorg voor stands die in de basis gelijk zijn, bijvoorbeeld met dezelfde vloerbedekking, scheidingswanden en tafels. En breng eenheid in de ruimte door op verschillende plekken dezelfde planten, bloemen en verlichting terug te laten komen.
Een effectieve promotiecampagne cruciaal. Niet alleen de tekst en het visuele aspect van de campagne maar ook de kanalen die je gebruikt hebben enorme impact op de interesse die je kan wekken onder de doelgroep. Gebruik bijvoorbeeld social media, direct mailings, en persberichten om je beurs te promoten. Overweeg ook samenwerkingen met brancheorganisaties of vakbladen om je bereik te vergroten, afhankelijk van de doelgoep.
Toepasbare tips:
Maak het voor bezoekers en exposanten eenvoudig om zich aan te melden. Gebruik een soepel werkend registratiesysteem dat online inschrijvingen, betalingen en eventuele speciale verzoeken zoals dieetwensen of parkeerplaatsen kan verwerken.
Toepasbare tips:
Zorg dat je bezoekers een positieve ervaring hebben vanaf het moment dat ze aankomen. Dit betekent voldoende parkeerplaatsen, goede catering en gastvrije ontvangst. Overweeg ook extra’s zoals een app met plattegrond en programma of een speciale lounge voor VIP-gasten.
Toepasbare tips:
Een doolhof ingaan, dat willen we alleen als we er zelf voor kiezen. En meestal is dat niet tijdens een beurs. Hou het struinen over een beurs voor je gasten daarom overzichtelijk. Leg een looproute aan met pijlen, borden of gekleurde lopers, zodat de bezoekers langs alle stands komen. Zorg voor goede bewegwijzering. En geef je gasten een (online) plattegrond, zodat ze precies zien waar ze heen moeten
Gun je gasten af en toe een ‘escape’, zodat ze hun energie behouden. Richt een ontspanningsruimte in. Maak een plek waar je in alle rust kunt overleggen en bellen. Of creëer een koffiehoek waar je met een goede kop koffie oplaadt. Hou bij het organiseren van een beurs een goede balans tussen het nuttige en het aangename.
Netwerken is vaak een van de belangrijkste redenen waarom mensen een beurs bezoeken. Creëer speciale netwerkzones, plan netwerkborrels en zorg voor voldoende pauzes waarin bezoekers in contact kunnen komen met exposanten en andere bezoekers.
Toepasbare tips:
Een app met een heldere plattegrond, duidelijke bewegwijzering en catering die je zelf kunt pakken. Het zijn allemaal manieren om het je gasten zo makkelijk mogelijk te maken. Maar daarmee maak je vriendelijke en behulpzame medewerkers op de beursvloer absoluut niet overbodig. Gastheren en -vrouwen zorgen er door persoonlijke interactie voor dat je gasten zich echt welkom voelen. Zorg dus voor voldoende medewerkers op de vloer.
Toepasbare tips:
Neem contact op met een van onze accountmanagers om de mogelijkheden te bespreken.
