Het Jonge Kind
Congres
Hoe organiseer je een beurs? De perfecte beurs in 7 stappen
100% CO₂-neutraal
Centrale ligging in Nederland
Eigen technische expertise
Gratis parkeren
Jij als organisator hebt doelstellingen. De standhouders willen allemaal een aantrekkelijke, goed bezochte stand. En de bezoekers willen de informatie krijgen die ze zoeken, netwerken en goed verzorgd worden. Hoe breng je bij het organiseren van een beurs al die belangen samen? Een slimme inrichting van de beursvloer helpt. Volg onderstaande zeven stappen voor de perfecte beursvloer.
#1. Sta stil bij je doel
Voordat je in de actie schiet, is het belangrijk om het doel van de beurs in kaart te brengen. Waarom organiseer je de beurs? Om de standhouders en gasten te laten netwerken? Om je gasten te informeren over een bepaald onderwerp? Of om de standhouders aan nieuwe klanten te helpen? Het doel van je beurs neem je mee in verdere beslissingen over de inrichting.
#2. Denk vanuit de standhouder
Stel, je bent zelf een standhouder. Dan wil je niet ergens in een hoekje staan, waar niemand komt. Dus bij de indeling van de beursvloer moet iedere ruimte en ieder gangpad even aantrekkelijk zijn om te bezoeken. Daar kun jij voor zorgen. Speel met cateringplekken, korte lezingen op de beursvloer en entertainment in de verschillende ruimten om bezoekers te verspreiden.
#3. Neem je gasten bij de hand
Een doolhof ingaan, dat willen we alleen als we er zelf voor kiezen. En meestal is dat niet tijdens een beurs. Hou het struinen over een beurs voor je gasten daarom overzichtelijk. Leg een looproute aan met pijlen, borden of gekleurde lopers, zodat de bezoekers langs alle stands komen. Zorg voor goede bewegwijzering. En geef je gasten een (online) plattegrond, zodat ze precies zien waar ze heen moeten.
Geslaagde beurzen bij Spant
#4. Breng eenheid op de beursvloer
Wil je voorkomen dat je beursvloer rommelig en onoverzichtelijk oogt? Ga voor een totaalconcept qua aankleding. Dat brengt rust. Zorg voor stands die in de basis gelijk zijn, bijvoorbeeld met dezelfde vloerbedekking, afscheidingswanden en tafels. En breng eenheid in de ruimte door op verschillende plekken dezelfde planten, bloemen en verlichting terug te laten komen.
#5. Creëer comfort
Gun je gasten af en toe een ‘escape’, zodat ze hun energie behouden. Richt een ontspanningsruimte in. Maak een plek waar je in alle rust kunt overleggen en bellen. Of creëer een koffiehoek waar je met een goede kop koffie oplaadt. Hou bij het organiseren van een beurs een goede balans tussen het nuttige en het aangename.
#6. Investeer in persoonlijk contact
Een app met een heldere plattegrond, duidelijke bewegwijzering en catering die je zelf kunt pakken. Het zijn allemaal manieren om het je gasten zo makkelijk mogelijk te maken. Maar daarmee maak je vriendelijke en behulpzame medewerkers op de beursvloer absoluut niet overbodig. Gastheren en -vrouwen zorgen er door persoonlijke interactie voor dat je gasten zich echt welkom voelen. Zorg dus voor voldoende medewerkers op de vloer.
#7. Check de audiovisuele middelen
Stroom, internet, led-schermen… Check bij je standhouders welke audiovisuele middelen ze nodig hebben. En bespreek dit vervolgens gedetailleerd met de eventlocatie, zodat alles aanwezig is op de dag van de beurs.
Samen iets moois organiseren?
Ben je geïnspireerd geraakt door wat je hebt gelezen en wil je weten wat Spant voor jouw evenement kan betekenen? Ons team denkt graag met je mee – van concept tot uitvoering.
Neem contact op en ontdek hoe we jouw bijeenkomst live tot leven brengen.
📞 Bel ons: 035 7504 705
📍 Bezoek ons: Dr. A. Kuyperlaan 3, Bussum
Spant. Waar live alles samenkomt.
