10 stappen voor het organiseren van een beurs

Bekijk alle blogs

100% CO₂-neutraal

Centrale ligging in Nederland

Eigen technische expertise

Gratis parkeren

10 Stappen voor het organiseren van een beurs

Een beurs organiseren lijkt misschien op het organiseren van een congres, maar het vergt een eigen aanpak en aandacht voor specifieke details. Of je nu een kleine vakbeurs of een grote internationale beurs organiseert, de sleutel tot succes ligt in de details. Een beurs organiseren is meer dan alleen een het samenbrengen van een verzameling stands en producten; het is een platform waar bedrijven en bezoekers samenkomen, waar netwerken worden versterkt en waar innovaties worden ontdekt.

De impact van een goed georganiseerde beurs kan aanzienlijk zijn: het kan deuren openen voor nieuwe zakelijke kansen, langdurige partnerschappen smeden en merken positioneren als toonaangevende spelers in de industrie. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw beurs niet alleen succesvol is, maar ook een blijvende indruk achterlaat?

Stap 1: Sta stil bij je doel

Voordat je begint met de organisatie van een beurs, is het essentieel om de doelstellingen duidelijk te hebben. Wil je nieuwe klanten aantrekken, nieuwe producten lanceren, de merkbekendheid vergroten of een mix? Heldere doelen sturen de rest van je planning.

Toepasbare tips:

  • SMART-doelen formuleren: Specificeer je doelen, bijvoorbeeld “Het aantrekken van 500 bezoekers uit de IT-sector” in plaats van “Het aantrekken van bezoekers”.
  • Stakeholders betrekken: Raadpleeg belangrijke stakeholders om er zeker van te zijn dat de doelen breed gedragen worden.
  • Prioriteiten stellen: Bepaal welke doelstellingen het meest cruciaal zijn en welke van secundair belang.

Stap 2: Datum en locatie bepalen

De locatie is cruciaal voor het succes van het organiseren van een succesvolle beurs. Zoek een beurs locatie die goed bereikbaar is, voldoende ruimte biedt voor stands en waar bezoekers zich comfortabel voelen. Houd ook rekening met andere evenementen op dezelfde datum om concurrentie te vermijden. Wij van Spant gaan graag met je in gesprek over hoe wij onze verschillende beursvloeren voor jouw doel(en) kunnen inzetten.

Toepasbare tips:

  • Beschikbaarheid controleren: Onderzoek vroegtijdig de beschikbaarheid van potentiële locaties en vergelijk offertes.
  • Seizoen en weersomstandigheden: Overweeg het seizoen en de weersomstandigheden die invloed kunnen hebben op bezoekersaantallen.
  • Concurrentieanalyse: Check welke andere grote evenementen rond dezelfde datum plaatsvinden en plan je beurs strategisch.

Stap 3: Budget plannen

Een goed doordacht budget is onmisbaar. Bepaal hoeveel je wilt en kunt uitgeven aan de huur van de locatie, standontwerpen, marketing, catering en andere kosten. Reserveer ook een deel van je budget voor onvoorziene uitgaven.

Toepasbare tips:

  • Gedetailleerd kostenoverzicht maken: Maak een uitgebreide lijst van alle verwachte uitgaven, inclusief verborgen kosten zoals stroom, internet, en afvalbeheer.
  • Sponsoring en inkomstenstromen: Zoek naar potentiële sponsors en overweeg extra inkomsten, zoals standverhuur of ticketverkoop voor speciale sessies.
  • Contingency fund: Reserveer minimaal 10% van je budget voor onverwachte uitgaven.

Geslaagde beurzen bij Spant

Stap 4: Exposanten werven

Een beurs staat of valt met de kwaliteit en diversiteit van de exposanten. Begin tijdig met het werven van relevante bedrijven en organisaties. Zorg dat je aanbod aansluit bij de interesses van je doelgroep en dat de stands variëren in grootte en inhoud.

Toepasbare tips:

  • Targetlijst opstellen: Identificeer en benader bedrijven die aansluiten bij de thema’s van je beurs. Begin met het maken van een lijst met topkandidaten.
  • Persoonlijke benadering: Organiseer kennismakingsgesprekken of webinars om potentiële exposanten te overtuigen van de waarde van jouw beurs.
  • Duidelijke pakketten: Stel verschillende standpakketten samen, inclusief prijzen en voordelen, om aan verschillende behoeften van exposanten te voldoen.

Stap 5.1: Stand- en lay-out ontwerpen

Een doordachte indeling van de beursvloer en aantrekkelijke standontwerpen trekken bezoekers aan en stimuleren interactie. Zorg voor een duidelijke routing, goede verlichting en voldoende ruimte voor bezoekers om rond te lopen.

Toepasbare tips:

  • Interieurontwerpers inschakelen: Werk samen met professionals om aantrekkelijke en functionele stands te creëren.
  • Bezoekersflow: Optimaliseer de bezoekersstroom door de beursvloer om bottlenecks te voorkomen en belangrijke stands op strategische locaties te plaatsen.
  • Thema of branding: Kies een centraal thema voor de beursvloer en zorg dat dit consistent terugkomt in het ontwerp van de stands en de omgeving.

Stap 6: Promotiecampagne opzetten

Een effectieve promotiecampagne cruciaal. Niet alleen de tekst en het visuele aspect van de campagne maar ook de kanalen die je gebruikt hebben enorme impact op de interesse die je kan wekken onder de doelgroep. Gebruik bijvoorbeeld social media, direct mailings, en persberichten om je beurs te promoten. Overweeg ook samenwerkingen met brancheorganisaties of vakbladen om je bereik te vergroten, afhankelijk van de doelgoep.

Toepasbare tips:

  • Contentkalender ontwikkelen: Maak een gedetailleerde kalender met wanneer en welke promotionele content wordt gedeeld via welke kanalen.
  • Industry professionals en ambassadeurs: Werk samen met industry professionals die je beurs kunnen promoten onder hun volgers.
  • Early bird-kortingen: Biedt early bird-tickets of andere vroege inschrijvingsvoordelen aan om de interesse vroegtijdig te stimuleren.

Stap 7: Registratiesysteem inrichten

Maak het voor bezoekers en exposanten eenvoudig om zich aan te melden. Gebruik een soepel werkend registratiesysteem dat online inschrijvingen, betalingen en eventuele speciale verzoeken zoals dieetwensen of parkeerplaatsen kan verwerken.

Toepasbare tips: 

  • Gebruiksvriendelijke interface: Zorg ervoor dat het registratiesysteem eenvoudig te gebruiken is en ook op mobiele apparaten goed werkt.
  • Automatische bevestigingen: Zet automatische e-mails in voor bevestigingen, betalingsbewijzen en belangrijke updates.
  • Personalisatie: Geef bezoekers de mogelijkheid om persoonlijke voorkeuren, zoals dieetwensen of interessegebieden, door te geven tijdens de registratie.

Stap 8.1: Bezoekerservaring optimaliseren

Zorg dat je bezoekers een positieve ervaring hebben vanaf het moment dat ze aankomen. Dit betekent voldoende parkeerplaatsen, goede catering en gastvrije ontvangst. Overweeg ook extra’s zoals een app met plattegrond en programma of een speciale lounge voor VIP-gasten.

Toepasbare tips:

  • Bezoeker onboarding: Stuur voorafgaand een welkomstpakket met informatie over de locatie, het programma en tips om het meeste uit de beurs te halen.
  • Real-time updates: Gebruik een app of SMS-dienst om bezoekers op de hoogte te houden van last-minute wijzigingen in het programma.
  • Hospitality teams inzetten: Plaats gastvrouwen en -heren op strategische plekken om bezoekers welkom te heten, vragen te beantwoorden en te helpen bij problemen.

Stap 8.2: Neem je gasten bij de hand

Een doolhof ingaan, dat willen we alleen als we er zelf voor kiezen. En meestal is dat niet tijdens een beurs. Hou het struinen over een beurs voor je gasten daarom overzichtelijk. Leg een looproute aan met pijlen, borden of gekleurde lopers, zodat de bezoekers langs alle stands komen. Zorg voor goede bewegwijzering. En geef je gasten een (online) plattegrond, zodat ze precies zien waar ze heen moeten

Stap 8.3: Creëer comfort

Gun je gasten af en toe een ‘escape’, zodat ze hun energie behouden. Richt een ontspanningsruimte in. Maak een plek waar je in alle rust kunt overleggen en bellen. Of creëer een koffiehoek waar je met een goede kop koffie oplaadt. Hou bij het organiseren van een beurs een goede balans tussen het nuttige en het aangename.

Stap 9.1: Netwerkmogelijkheden faciliteren

Netwerken is vaak een van de belangrijkste redenen waarom mensen een beurs bezoeken. Creëer speciale netwerkzones, plan netwerkborrels en zorg voor voldoende pauzes waarin bezoekers in contact kunnen komen met exposanten en andere bezoekers.

Toepasbare tips:

  • Netwerktools: Overweeg de inzet van een netwerkapp waarmee bezoekers afspraken kunnen maken en elkaar gemakkelijk kunnen vinden.
  • Gehoste netwerkbijeenkomsten: Organiseer specifieke netwerkevents zoals borrels, ontbijtsessies of rondetafelgesprekken waarbij deelnemers worden uitgenodigd op basis van gemeenschappelijke interesses.
  • Netwerkkaartjes: Biedt bezoekers de optie om hun contactgegevens te laten printen op ‘netwerkkaartjes’ die makkelijk uit te delen zijn.

 

Stap 9.2: Investeer in persoonlijk contact

Een app met een heldere plattegrond, duidelijke bewegwijzering en catering die je zelf kunt pakken. Het zijn allemaal manieren om het je gasten zo makkelijk mogelijk te maken. Maar daarmee maak je vriendelijke en behulpzame medewerkers op de beursvloer absoluut niet overbodig. Gastheren en -vrouwen zorgen er door persoonlijke interactie voor dat je gasten zich echt welkom voelen. Zorg dus voor voldoende medewerkers op de vloer.

Stap 10: Evaluatie na de beurs

Toepasbare tips:

  • Enquêtes versturen: Verstuur direct na de beurs enquêtes naar zowel bezoekers als exposanten om waardevolle feedback te verzamelen.
  • Interne debriefing: Organiseer een interne vergadering met je team om sterke en zwakke punten te bespreken en documenteer deze voor toekomstige evenementen.
  • Benchmarking: Vergelijk de resultaten met andere evenementen of voorgaande edities om trends en verbeterpunten te identificeren.

Samen iets moois organiseren?

Ben je geïnspireerd geraakt door wat je hebt gelezen en wil je weten wat Spant voor jouw evenement kan betekenen? Ons team denkt graag met je mee – van concept tot uitvoering.
Neem contact op en ontdek hoe we jouw bijeenkomst live tot leven brengen.

📞 Bel ons: 035 7504 705
📍 Bezoek ons: Dr. A. Kuyperlaan 3, Bussum

Spant. Waar live alles samenkomt.

📧 Mail ons