Stap 1: Voorbereidingsfase
De weg naar een geslaagd congres begint al maanden van tevoren, met een zorgvuldige voorbereiding en oog voor elk detail. In deze fase plan je nauwkeurig alle aspecten van het evenement. We starten met het vaststellen van duidelijke richtlijnen, die de basis vormen voor een soepel verloop van het congres. Dit omvat het definiëren van doelen, het bepalen van het budget, het kiezen van een geschikte locatie en het vastleggen van de datum. Deze belangrijke stappen dragen bij aan het creëren van een positieve en onvergetelijke ervaring voor alle deelnemers.
1.1 Doel en doelgroep bepalen
Voordat je begint met de planning, moet je duidelijke doelen voor je congres vaststellen. Wat wil je bereiken met dit evenement? Denk aan het delen van kennis, netwerkmogelijkheden bieden, of misschien het teweeg brengen van innovatie binnen een bepaalde sector. Denk ook na over hoe je het succes van je congres gaat meten. Is dit het aantal deelnemers, bereik en betrokkenheid op social media, het aantal verstuurde contactverzoeken, de kwaliteit van de presentaties en sessies of de feedback van deelnemers.
Identificeer je doelgroep nauwkeurig. Wie zijn de mensen die je wilt bereiken? Zijn het professionals uit een specifieke industrie, academici, of een breder publiek? Begrijp hun behoeften, interesses en verwachtingen om je congres op hen af te stemmen. Willen ze bijvoorbeeld praktische workshops bijwonen, keynote speeches van vooraanstaande experts horen, of juist deelnemen aan interactieve panelgesprekken? Door een goed idee te hebben van wat je doelgroep verwacht en verlangt, kun je een programma samenstellen dat aansluit bij hun behoeften en interesses.
Daarnaast is het ook belangrijk om na te denken over de demografische kenmerken van je doelgroep, zoals leeftijd, functietitel, ervaringsniveau en geografische locatie. Deze informatie kan je helpen bij het bepalen van de meest geschikte locatie, het vinden van relevante sprekers en het ontwikkelen van marketingstrategieën die gericht zijn op het bereiken van je doelgroep.
1.2 Budgettering en financiering
In het begin moeten er al knopen door worden gehakt. Het budget is bepalend voor elke andere beslissing die genomen gaat worden. Stel dus een realistisch budget op en houd rekening met alle kosten, van locatiehuur en catering tot marketing en technische ondersteuning.
Stel een realistisch budget op
Het opstellen van een gedetailleerd en realistisch budget is cruciaal voor het succes van je congres. Begin met het identificeren van alle mogelijke kostenposten. Hierbij kun je denken aan de volgende categorieën:
- Locatiekosten:
– Huur van de congreslocatie
– Kosten voor audiovisuele apparatuur en technische ondersteuning
– Meubilair en decoraties
- Catering:
– Koffiepauzes, lunches, diners en eventuele recepties
– Speciaal dieet en allergieën
- Sprekers en entertainment:
– Vergoedingen voor keynote speakers en voorzitter
– Reiskosten en accommodatie voor spreker
– Eventueel entertainment tijdens het congres
- Marketing en promotie:
– Ontwerp en drukwerk voor posters, flyers en banners
– Online marketingcampagnes (social media, e-mailmarketing, advertenties)
– PR-kosten
- Registratie en ticketing:
– Kosten van het registratiesysteem en ticketing software
– Personeelskosten voor registratie en informatiebalies
- Logistiek en faciliteiten:
– Transportkosten voor materialen en apparatuur
– Eventuele huur van voertuigen of shuttles
– Beveiliging en EHBO-diensten
- Personeelskosten:
– Salarissen of vergoedingen voor tijdelijk personeel of vrijwilliger
– Eventuele kosten voor een evenementenbureau - Onvoorzien:
– Reservefonds voor onvoorziene kosten of noodsituaties
Financieringsbronnen verkennen
Om het congres financieel haalbaar te maken, moet je verschillende financieringsbronnen overwegen. Hier zijn enkele opties:
- Sponsoring: Benader bedrijven en organisaties die geïnteresseerd zijn in jouw doelgroep. Biedt hen verschillende sponsoropties aan, zoals hoofdsponsor, event sponsor of exhibitor. Maak een sponsorbrochure met daarin de voordelen voor de sponsors, zoals naamsvermelding, standruimte en advertentiemogelijkheden
- Inschrijfgelden: Bepaal een redelijke prijs voor toegangstickets. Overweeg verschillende ticket types, zoals early bird, standaard en last-minute tickets. Biedt kortingen aan voor groepen, studenten of leden van bepaalde organisaties om de deelname te stimuleren.
- Subsidies en fondsenwerving: Zoek naar subsidies van overheidsinstanties, non-profitorganisaties of stichtingen die jouw doelen ondersteunen. Organiseer fondsenwervingsactiviteiten, zoals gala’s, veilingen of crowdfunding campagnes.
- Partnerschappen en samenwerkingen: Werk samen met andere organisaties, verenigingen of instellingen die vergelijkbare doelen hebben. Dit kan helpen om kosten te delen en de reikwijdte van je congres te vergroten.
- Exposities en standverhuur: Verhuur standruimte aan bedrijven en organisaties die hun producten of diensten willen tentoonstellen. Dit kan een aanzienlijke bron van inkomsten zijn.
1.3 Locatie en datum
De congreslocatie staat centraal bij de organisatie van jouw congres. De beperkingen, bijzonderheden en mogelijkheden van de locatie zijn leidend voor het verloop van de organisatie, de ervaring van de deelnemers en de kosten van het congres.
Kies een locatie die geschikt is voor je doelgroep en past bij het thema en de omvang van je congres. Denk aan bereikbaarheid, capaciteit, faciliteiten en eventuele specifieke eisen (bijvoorbeeld breakout-ruimtes en technische voorzieningen)
Naast deze praktische overwegingen is het ook belangrijk om rekening te houden met de sfeer en uitstraling van de locatie. Dit is een van de onderscheidende kwaliteiten van Spant. Door onder meer bloemen, kunst en design meubels te gebruiken zorgen we ervoor dat de ruimte niet alleen functioneel is, maar ook een warme en inspirerende ambiance uitstraalt. Deze aandacht voor detail zorgt ervoor dat deelnemers zich direct op hun gemak voelen. Bij Spant geloven we dat de juiste omgeving bijdraagt aan het succes van een congres, door niet alleen de inhoud te versterken maar ook de beleving van elke deelnemer.
Verder is het verstandig om te onderzoeken of de locatie ervaring heeft met het organiseren van congressen en of ze beschikken over een ervaren team dat je kan ondersteunen bij de logistieke planning en uitvoering van het evenement. Een ervaren team geeft waardevolle adviezen en helpt om eventuele uitdagingen tijdens het organiseren van het congres op te lossen.
Wij van Spant willen je daar natuurlijk graag bij helpen. Met onze technische medewerkers, marketingmedewerkers, horeca medewerkers, eventmanagers en natuurlijk onze portiers zorgen we ervoor dat iedere organisator en deelnemer een geweldige ervaring heeft wanneer ze bij ons zijn. Wil je weten hoe we te werk gaan? We nodigen je graag bij ons uit voor een rondleiding bij onze prachtige locatie!
Plan een rondleiding!
